Repræsentationsudgifter

Repræsentationsudgifter er en naturlig del af at drive virksomhed, men reglerne for deres skattemæssige og momsmæssige behandling kan være komplekse. Samtidig er det vigtigt at skelne mellem repræsentation og andre omkostningstyper som reklame og salgsomkostninger, da de har forskellige fradragsregler. I dette blogindlæg dykker vi ned i, hvad repræsentationsudgifter er, hvordan de behandles skattemæssigt og momsmæssigt, og hvilke dokumentationskrav der gælder.

Hvad er repræsentationsudgifter?
Repræsentationsudgifter dækker over udgifter, der afholdes for at skabe eller fastholde en forretningsforbindelse. Det kan være udgifter til:

• Drikkevarer og måltider, særligt på restaurations- eller cafébesøg
• Gaver til kunder eller forretningsforbindelser
• Deltagelse på forretningsrejser
• Receptionsarrangementer, jubilæer eller runde fødselsdage
• Billetter til kulturelle eller sportslige begivenheder.

Vigtigt:
Udgifter, der har til formål at øge salg direkte (f.eks. reklame og salgsfremmende arrangementer), betragtes som reklame- og salgsomkostninger og behandles anderledes skattemæssigt.

Afgrænsning: Repræsentation vs. reklame og salgsomkostninger hhv. personaleudgifter
Det er afgørende at skelne mellem repræsentationsudgifter og reklame- eller salgsomkostninger hhv. personaleudgifter, da de skattemæssige fradragsregler er forskellige.

Repræsentation:
Er generelt karakteriseret ved, at de er et udtryk for en kommerciel gæstfrihed overfor forretningsforbindelser.

• Omfatter udgifter til at opretholde relationer, typisk med en mindre gruppe personer.
• Skattefradrag: Begrænset fradrag (25 % af udgiften).
• Momsfradrag: Ingen fradragsret, dog 25 % såfremt udgiften er en direkte erhvervsmæssig restaurationsydelse.

Reklame og salgsomkostninger:
Disse er generelt karakteriseret ved, at de afholdes over for en ubestemt personkreds uden for virksomheden.

• Omfatter udgifter til markedsføring, reklamekampagner og events med salg for øje.
• Skattefradrag: Fuld fradragsret.
• Momsfradrag: Fuld fradragsret.

Personaleomkostninger:
Udgifter der afholdes for at forbedre arbejdsmiljøet som led i personalepleje mv.

• Kan omfatte lejlighedsgaver, underholdning, kaffe/te på arbejdspladsen, og lignende
• Skattefradrag: Fuld fradragsret.
• Momsfradrag: Ingen fradragsret.

Eksempel:
En middag med en potentiel kunde betragtes som repræsentation, mens et åbent hus-arrangement for at præsentere nye produkter typisk vil være en reklameomkostning.


Skatte- og momsmæssig behandling af repræsentationsudgifter

Skattemæssigt:

• Der gives et begrænset fradrag på 25 % af repræsentationsudgifterne.
• Udgifterne skal være nødvendige og direkte forbundet med virksomhedens erhvervsmæssige aktiviteter.

Momsmæssigt:

• Moms af repræsentationsudgifter kan som udgangspunkt ikke fratrækkes.
• Dog kan der opnås fradrag for 25 % af momsen på visse udgifter, hvis de er erhvervsmæssige (f.eks. restaurationsydelser eller let bespisning under interne møder).

Dokumentationskrav
For at kunne opnå skattemæssigt fradrag skal du kunne dokumentere repræsentationsudgifterne korrekt. Følgende oplysninger skal fremgå:

• Dato for udgiften.
• Formål: F.eks. møde med kunde eller leverandør.
• Deltagere: Navne på deltagere og deres relation til virksomheden.
• Beløb: Udgiftens størrelse, inkl. moms.
• Bilag: Gem altid fakturaer eller kvitteringer iht. Bogføringslovens opbevaringskrav.

Brug digitale værktøjer som E-conomic, Corpay One, Pleo eller Kontolink til at scanne og registrere bilag, så du nemt kan opbevare og finde dem ved behov.

Typiske repræsentationsudgifter
Her er nogle eksempler på udgifter, der ofte falder under kategorien repræsentation:

• Måltider og drikkevarer ved forretningsmøder.
• Kundegaver, såsom vin eller blomster.
• Billetter til koncerter, teater eller sport, der gives som tak eller opbyggelse af relationer.
• Receptionsudgifter, f.eks. ved fejring af jubilæum eller åbning af nye lokaler.

Husk: Hvis arrangementet er åbent for offentligheden eller medarbejdere, vil det ofte blive betragtet som en reklameudgift.

Sådan undgår du fejl

1. Korrekt kategorisering: Sørg for, at udgifter registreres korrekt som enten repræsentation eller reklame.
2. Hold styr på dokumentationen: Udfyld altid bilag med de nødvendige oplysninger.
3. Rådfør dig med eksperter: Kontakt en revisor eller regnskabskonsulent, hvis du er i tvivl om reglerne.

Hvordan kan STB Regnskab hjælpe dig?
Hos STB Regnskab hjælper vi virksomheder med at håndtere komplekse regler omkring repræsentationsudgifter. Vi kan:

• Sikre korrekt bogføring og skattemæssig behandling af udgifter.
• Assistere med at kategorisere repræsentations-, reklame- og personaleudgifter.
• Hjælpe med at implementere digitale løsninger, der sikrer nem dokumentation.

Kontakt os endelig for en uforpligtende samtale om, hvordan vi kan hjælpe dig med at få styr på dine repræsentationsudgifter og maksimere dine fradrag.