En årsafslutning er et ofte overset og undervurderet men meget essentielt element i enhver virksomhed. I regnskabsmæssig sammenhæng er en årsafslutning et udtryk for at afslutte sit regnskabs- og indkomstår og danne sit grundlag for det kommende regnskabsårs bogføring – herunder primobalancen.

En årsafslutning kan man i princippet starte, når det skal være – i overensstemmelse med den enkelte virksomheds behov. Tidspunktet for hvornår man endeligt skal årsafslutte og indberette, og altså også skal overføre resultater til næste regnskabsår, er meget individuelt for den enkelte virksomhed. Typiske ligger årsafslutningen i umiddelbar forlængelse af udløbet af regnskabsåret. Det vil sige efter afslutningen af regnskabsårets bogføring – og inden udarbejdelse af årsrapport og selvangivelse.

Rent teknisk overføres alle saldi fra driftskonti til det overførte resultat på egenkapitalen/kapitalkontoen, mens alle saldi fra balancekonti overføres til primokonti, hvis sådanne er oprettet. Ellers overføres saldi som primosaldo på samme balancekonti.

Vores erfaring er, at mange glemmer at være opmærksom på en eller flere af følgende i forbindelse med årsafslutningen:

• Udarbejdelse af bankafstemning (stemmer bogføringen til kontoudtog fra banken)
• Regulering af varelager (reguleringer efter optalt varelager som følge af ukurans eller svind)
• Slutfakturering af kunder
• Periodisering af omkostninger (omkostninger forventet i det kommende år som vedrører sidste år – eller omkostninger indtruffet sidste år som vedrører kommende år)
• Rykkerprocedurer debitorer (herunder også nedskrivninger baseret på forventede/konstaterede tab)
• Beregning af skattepligtig indkomst og indregning af årets skat samt regulering af udskudt skat

En årsafslutning er som oftest mere tidskrævende at gennemføre end en almindelig månedsafslutning. Hvis din virksomhed hver måned eller hvert kvartal foretager systematiske afstemninger, vurderer konti i balancen og gennemgår driftskonti kritisk, er der imidlertid ikke lang vej til et komplet årsregnskabsmateriale. Vi anbefaler at man inden årets udløb planlægger årsafslutningen – herunder udarbejder en nedskrevet plan for processen:

• Relevante deadlines
• Ansvars- og opgavefordeling (medarbejdere, ledelse, revisor, m.fl.)
• Tidspunkt for sidste fakturering for året
• Indlevering af udlæg
• Godkendelse af købs- og omkostningsbilag
• Lukning af bogføringsmodul
• Færdiggørelse af afstemningsmaterialer

En del af årsafslutningen kan også være klargøring af materiale til revisor. Tal i god tid  med revisoren om, hvad materialet skal indeholde, og hvordan det skal udarbejdes. Det optimale er at få en specifikation af, hvad der skal indgå i revisionsmaterialet. Drøft med revisor om der er områder, der lægges særlig vægt på, som virksomheden kan være med til at belyse i materialet. Materialet til revisor vil typisk omfatte:

• Saldobalance pr. statusdagen med sammenligningstal
• Afvigelsesanalyse for væsentlige poster i resultatopgørelsen
• Afstemninger af bank og andre balanceposter
• Anlægskartotek
  • Kopi af bilag fra væsentlige til- og afgange
• Debitorforfaldsliste
• Specifikation af varelager
• Egenkapitalafstemning
• Lånekontrakter
• Specifikation af anden gæld
• Momsafstemning og momssandsynliggørelse
• Seneste årsopgørelse fra SKAT
• Andet – stikprøver på omkostningsfakturaer, leasingaftaler, kontrakter, mødereferater mm.

Materialet kan forberedes i en fysisk eller elektronisk mappe. De fleste revisorer foretrækker elektroniske mapper, idet de skal dokumentere deres arbejde elektronisk. Udarbejdelse af fuldt elektronisk arkiv til revisor kan således også være medvirkende til en reduktion af revisionshonoraret.

Kvaliteten i materialet opstår ikke udelukkende ved årsafslutningen. Det er en løbende proces, der starter allerede ved registreringen af de enkelte bilag/fakturaer. For at få så høj kvalitet som muligt i materialet, gælder det om at styrke de processer, hvor data bliver genereret og valideret. Derudover skal der fastlægges kriterier for periodiseringer og hensættelser – samt opstilles kontroller, der sikrer, at kriterierne bliver overholdt.

For at forbedre årsafslutningsprocessen er det vigtigt, at man evaluerer årets proces umiddelbart efter gennemførelsen. Det gælder både internt i virksomheden – såvel økonomiafdelingen som øvrige involverede afdelinger:

• Er opgavefordeling og samarbejde mellem funktionerne i organisationen helt klare for alle?
• Er processerne omkring års- og periodeafslutningerne hensigtsmæssige og klare for alle?
• Er der opgaver, der med fordel kan understøttes med IT-løsninger?
• Er der særlige udfordringer i virksomheden ved kommende års- og periodeafslutninger, som skal tages højde for?

Og eksternt i forhold til revisionen:

• Er der specifikationer, der er overflødige?
• Burde der have været lavet yderligere analyser?
• Har der manglet dokumentation for nogle af regnskabsposterne?
• Andet der kan gøres bedre næste år fra virksomhedens eller revisors side?

Vi kan hjælpe
Vi kan hjælpe dig trygt gennem årsafslutningen, så din virksomhed bliver klar til næste regnskabsår uden hængepartier.

Er der krav om, at dit regnskab skal revideres, eller ønsker du at få det gjort alligevel, kan vi aftale forholdene omkring revision af dit regnskab med revisor – og sørge for, at nødvendigt materiale bliver udarbejdet og afleveret til tiden. Vi kan også være behjælpelige med at besvare alle spørgsmål fra revisor omkring materialet.

Vi kan yderligere hjælpe med at gennemgå virksomhedens forretningsgange og kontroller og komme med relevante anbefalinger til ændringer i disse.