Hvem er omfattet
Reglerne om skattefri rejsegodtgørelse gælder for medarbejdere i ansættelsesforhold og lønnede/ulønnede bestyrelsesmedlemmer (samt medhjælp for bestyrelser, udvalg, kommissioner, råd og lign), som rejser i Danmark eller i udlandet.

Personer, der modtager honorar som B-indkomst, kan umiddelbart ikke modtage skattefri rejsegodtgørelse.

Det bemærkes, at medarbejderes kørsel og rejse i forbindelse med uddannelse er omfattet af særlige regler, som ikke omtales yderligere her.

Hvad er omfattet
Rejseudgifter omfatter eksempelvis måltider, småfornødenheder, lokaltransport, overnatning mv.
Transportudgifter kan dækkes med de faktiske udgifter (udlæg eller regning), men kan ikke dækkes med skattefri standardgodtgørelse. Disse er således omfattet af reglerne om skattefri befordringsgodtgørelse.

Rejsebegrebet
For at en medarbejder anses for at være på rejse i skattemæssig forstand, er det en betingelse, at medarbejderen opholder sig på et midlertidigt arbejdssted, og en af følgende er opfyldt:

1. Afstanden mellem bopæl og det midlertidige arbejdssted ikke giver mulighed for at overnatte på sædvanlig bopæl (selvvalgt rejse)
2. Medarbejderen er på tjenesterejse for arbejdsgiver og derfor ikke har mulighed for at overnatte på sædvanlig bopæl (tjenesterejse)

Rejsen skal være med overnatning og have en varighed af mindst 24 timer.

Midlertidighed og afstand
Det er en betingelse for at udbetale skattefri rejsegodtgørelser, at lønmodtageren på grund af afstanden mellem den sædvanlige bopæl og det midlertidige arbejdssted ikke har haft mulighed for at overnatte på den sædvanlige bopæl.

SKAT stiller generelt høje krav til, at man skal vælge at overnatte hjemme, hvis det overhovedet er muligt. Det er derfor ikke et gyldigt argument, at det er besværligt, langt, upraktisk eller dyrt i transportudgifter at tage hjem til den sædvanlige bopæl hver dag.

Der kan ikke opstilles en generel regel for, hvornår afstanden mellem den sædvanlige bopæl og det midlertidige arbejdssted umuliggør overnatning på den sædvanlige bopæl. Det skal i alle tilfælde vurderes konkret. Det er således op til den enkelte medarbejder sammen med sin arbejdsgiver i det enkelte tilfælde at vurdere, om afstandskriteriet er opfyldt. Denne vurdering skal være en samlet vurdering af medarbejderens situation, herunder:

• Fysisk afstand
• Transportmuligheder
• Arbejdstiden
• Arbejdsforhold

Der kan f.eks. være tilfælde hvor den fysiske afstand godkendes i tilfælde med hårdt fysisk arbejde og lange arbejdsdage, men ikke godkendes i tilfælde med dage med kontorarbejde inden for normal arbejdstid.

Generelt må det antages, at det næsten altid er muligt at overnatte hjemme, hvis rejsen er i Danmark, Sydsverige eller Nordtyskland. Medmindre særlige forhold gør sig gældende (tilkaldevagt, lange og skiftende arbejdstider).

Arbejdsgivers kontrolforpligtigelse
Arbejdsgiver er forpligtet til at kontrollere, om en medarbejder er berettiget til at modtage skattefri rejsegodtgørelse. Ved manglende dokumentation medregnes godtgørelsen til medarbejderens skattepligtige indkomst.

Ved uberettiget udbetaling kan arbejdsgiver komme til at hæfte for manglende indeholdelse af A-skat og AM-bidrag.

Vi anbefaler som følge af ovenstående, at arbejdsgiver er meget opmærksom på at føre kontrol med udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse.

Satser
Satserne for rejsegodtgørelser, der kan udbetales skattefrit ved rejse i Danmark, er (2018):

• Til kost og småfornødenheder pr. døgn kr. 498 (og kr. 20,75 pr. påbegyndt time på hjemrejsedagen)
• Til logi pr. døgn kr. 214 (kan kun udbetales pr. fulde døgn)

Skattefrie rejsegodtgørelser skal indberettes til eIndkomst i rubrik 48.

Særligt for selvstændigt erhvervsdrivende

Selvstændigt erhvervsdrivende kan ikke få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse. Den selvstændigt erhvervsdrivende er derimod berettiget til at fratrække sine dokumenterede faktiske rejseudgifter ved erhvervsmæssig rejse som en almindelig driftsomkostning.

Alternativt kan den selvstændigt erhvervsdrivende vælge at foretage fradrag med de standardsatser, der gælder for udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse.

Andet
Alternativt kan der rejses efter regning, hvor medarbejderen (i stedet for at modtage diæter) godtgøres for faktisk afholdte udgifter til kost og logi + 25 % tillæg til dækning af småfornødenheder.

Arbejdsgiver og medarbejder kan frit aftale, efter hvilket regelsæt rejseudgifter skal dækkes, og regelsættene kan frit kombineres ud fra, hvad der er mest gunstigt for medarbejderen. Logi kan f.eks. dækkes efter regning, samtidig med at fortæring godtgøres med standardsatsen.

Vi kan hjælpe

Reglerne om skattefri rejsegodtgørelse kan være ret komplekse at håndtere i praksis – og sanktionerne ved overtrædelse af reglerne kan være omfattende både for medarbejder og arbejdsgiver. Derfor anbefaler vi at søge konkret rådgivning i den enkelte medarbejders situation, såfremt du eller din arbejdsgiver ikke er helt inde i reglerne.

Kontakt os endelig for en snak om, hvordan reglerne kan anvendes i din virksomhed – og hvordan i sikrer jer, at arbejdsgivers kontrolforpligtelse overholdes.